La seccion de Contratos de Arrendamiento te permite administrar todos los acuerdos de alquiler en tus propiedades. Da seguimiento a los terminos del contrato, asigna inquilinos, establece cargos y monitorea los vencimientos proximos — todo en un solo lugar.
Vista General de Contratos
Navega a Leases desde la barra lateral para ver todos los contratos en tu portafolio. Se muestran cuatro tarjetas KPI en la parte superior:
| Metrica | Que muestra |
|---|---|
| Active Leases | Conteo de contratos activos y su porcentaje del total |
| Expiring Soon | Contratos que vencen dentro de los proximos 30 dias |
| Monthly Revenue | Alquiler mensual total de contratos activos y renovados |
| Avg Lease Term | Duracion promedio del contrato en meses entre los contratos activos |
Filtrado y Ordenamiento
Pestanas de filtro:
| Estado | Descripcion |
|---|---|
| All Leases | Todos los contratos sin importar su estado |
| Draft | Contratos creados pero aun no activados |
| Active | Contratos actualmente activos |
| Renewed | Contratos que han sido renovados |
| Ended | Contratos expirados o terminados |
Cada pestana muestra un conteo de contratos coincidentes.
Opciones de ordenamiento: Fecha de inicio, Fecha de fin, Nombre de propiedad o Total de cargos.
Usa la barra de busqueda para encontrar contratos por nombre de propiedad, nombre de unidad, nombre de inquilino o estado.
Puedes alternar entre Card View y Table View usando los botones de alternancia.
Detalles de la Tarjeta de Contrato
Cada tarjeta de contrato muestra:
- Insignia de estado — Con codigo de color: Draft (naranja), Active (verde), Renewed (morado), Ended (rojo)
- Insignia de firmado — Marca de verificacion verde si el contrato esta firmado
- Nombre de propiedad y unidad
- Termino — "Fixed Term" o "Month-to-Month"
- Conteo de inquilinos y nombres
- Rent / mo — Suma de cargos de alquiler
- All Charges — Total incluyendo depositos y tarifas
- Remaining — Dias restantes o "Completed" si ha terminado
- Barra de progreso — Indicador visual de cuanto tiempo del contrato ha transcurrido
- Rango de fechas — Fechas de inicio y fin
Crear un Nuevo Contrato
Haz clic en Add Lease para abrir el formulario de creacion de contrato de 4 pasos.
Paso 1 — Seleccionar Propiedad y Unidad
| Campo | Requerido | Detalles |
|---|---|---|
| Property | Si | Seleccionar de tus propiedades |
| Unit | Si | Seleccionar de las unidades disponibles (desocupadas) en la propiedad elegida |
Paso 2 — Terminos del Contrato
| Campo | Requerido | Detalles |
|---|---|---|
| Start Date | Si | Cuando comienza el contrato (selector de fecha) |
| End Date | Si | Cuando expira el contrato (debe ser posterior a la fecha de inicio) |
| Type | Si | Alternar entre Fixed Term y Month-to-Month |
| Is Signed | No | Alternar para indicar si el contrato ha sido firmado |
Si la fecha de fin es anterior o igual a la fecha de inicio, veras un error: "End date must be after start date."
Paso 3 — Seleccionar Inquilinos
Busca y selecciona inquilinos de tus contactos existentes. Marca la casilla junto a cada inquilino para agregarlo al contrato. Puedes agregar multiples inquilinos.
Si aun no tienes inquilinos, haz clic en el enlace "Create a tenant here" para abrir un dialogo de creacion rapida y agregar uno inmediatamente.
Paso 4 — Alquiler y Tarifas
Agrega hasta 3 cargos por contrato. Cada cargo tiene:
| Campo | Requerido | Detalles |
|---|---|---|
| Category | Si | Rent o Security Deposit |
| Frequency | Si | One time, Daily, Weekly, Monthly, Quarterly o Yearly |
| Amount | Si | Monto en dolares (minimo $0) |
Cuando seleccionas Security Deposit como categoria, la frecuencia se establece automaticamente en One time y se bloquea.
Cuando seleccionas Rent, la frecuencia se predetermina a Monthly pero puede cambiarse.
Si has agregado 3 cargos, el boton Add Charge se deshabilita con un mensaje: "Maximum of 3 charges per lease."
Guardar y Activar un Contrato
Despues de completar todos los pasos, tienes dos opciones:
Guardar como Borrador
Haz clic en Save Draft para guardar el contrato sin activarlo. El contrato obtiene un estado de Draft (pendiente). Puedes volver y editarlo despues.
Activar el Contrato
Haz clic en Activate Lease para activarlo. Antes de la activacion, Rentto verifica que:
- Todos los campos requeridos esten completos
- Al menos 1 inquilino este asignado
- Al menos 1 cargo este agregado
Si algun requisito no se cumple, una lista de verificacion muestra lo que falta. Cuando un contrato se activa:
- El estado cambia a Active
- Los registros de inquilinos se crean y vinculan a la propiedad y unidad
- Esta accion no se puede deshacer
Valores de Estado del Contrato
| Estado | Color | Significado |
|---|---|---|
| Draft | Naranja | Creado pero aun no activado — editable |
| Active | Verde | Actualmente en vigencia — inquilinos asignados |
| Renewed | Morado | Ha sido renovado por un nuevo periodo |
| Ended | Rojo | El periodo del contrato se ha completado |
Renovar un Contrato
Cuando un contrato esta activo o ha sido previamente renovado, puedes renovarlo:
- Abre la vista de detalle del contrato
- Haz clic en Renew Lease
- Aparece un dialogo de confirmacion: "This will mark the current lease as renewed. You can then update the dates and terms for the new period."
- Haz clic en Renew Lease para confirmar
- Actualiza las fechas de inicio/fin y los cargos segun sea necesario
- Haz clic en Save Draft para guardar el contrato renovado
El estado del contrato cambia a Renewed (morado). Puedes renovar un contrato multiples veces. Las renovaciones no crean un registro de contrato separado — el mismo contrato se actualiza.
Terminar un Contrato
Para terminar un contrato:
- Abre la vista de detalle del contrato
- Haz clic en End Lease
- Aparece un dialogo de confirmacion: "This will end the lease for X tenant(s) in [unit name]. This action cannot be undone."
- Haz clic en End Lease para confirmar
El estado del contrato cambia a Ended (rojo). La barra de progreso muestra "Completed" y la unidad queda disponible para un nuevo contrato.
Eliminar un Contrato
Mientras editas un contrato, haz clic en el boton Delete. Aparece un dialogo de confirmacion: "This will permanently remove this lease and all its data. This action cannot be undone."
Haz clic en Delete Lease para confirmar. El contrato y todos los datos asociados se eliminan permanentemente.
Barra de Progreso del Contrato
Cada contrato muestra una barra de progreso que indica cuanto del periodo del contrato ha transcurrido:
- 0% — El contrato aun no ha comenzado (la fecha de inicio esta en el futuro)
- 50% — A mitad del periodo del contrato
- 100% — El contrato ha expirado o terminado
La barra se calcula como: (dias transcurridos / dias totales) × 100, limitada entre 0% y 100%.
Exportar Datos de Contratos
Haz clic en Export to Excel desde la lista de contratos para descargar una hoja de calculo con:
- Nombres de propiedad y unidad
- Estado y tipo del contrato
- Nombres e inquilinos y conteo
- Alquiler mensual y cargos totales
- Fechas de inicio y fin
- Dias restantes
- Porcentaje de progreso
La exportacion respeta tus filtros y busqueda actuales, para que puedas exportar solo contratos activos, solo contratos por vencer, etc.