La section Personnes est votre repertoire central pour toutes les personnes associees a vos proprietes locatives — locataires, proprietaires, gestionnaires, fournisseurs et autres contacts.
Apercu des personnes
Accedez a People depuis la barre laterale. La section comporte deux onglets :
- Tenants — Personnes assignees a vos baux
- Contacts — Contacts crees manuellement avec des roles personnalisables
Onglet Locataires
L'onglet Tenants liste tous les locataires de l'ensemble de vos proprietes. Les locataires sont crees automatiquement lorsque vous activez un bail et leur assignez des locataires.
Informations sur le locataire
Chaque fiche de locataire comprend :
- Prenom et nom de famille
- Adresse email
- Numero de telephone (format (000) 000-0000)
- Propriete et logement associes
- Periode du bail (dates de debut/fin)
- Statut du bail (Active, Expired, Upcoming ou Unknown)
- Pourcentage de progression du bail (pour les baux actifs)
Filtrage des locataires
| Filtre | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| All Tenants | Tous les locataires de toutes les proprietes |
| Active Lease | Locataires avec des baux actuellement en vigueur |
| Expired | Locataires dont les baux sont termines |
| Upcoming | Locataires avec des baux qui n'ont pas encore commence |
Options de tri : Nom, Propriete ou Date de fin du bail.
Utilisez la barre de recherche pour trouver des locataires par nom, email, propriete ou logement.
Modes d'affichage
- Vue en cartes — Grandes cartes avec avatar du locataire (initiales), coordonnees, details de la propriete et barre de progression du bail
- Vue en tableau — Tableau compact avec colonnes pour le locataire, la propriete/logement, le telephone, la periode du bail et le statut
Exportation des locataires
Cliquez sur Export to Excel pour telecharger les donnees des locataires incluant nom, email, telephone, propriete, logement, statut du bail, dates du bail et pourcentage de progression.
Onglet Contacts
L'onglet Contacts vous permet de creer et gerer des contacts manuellement — fournisseurs, proprietaires, gestionnaires, et plus encore.
Roles des contacts
Chaque contact peut avoir un ou plusieurs roles :
| Role | Description |
|---|---|
| Tenant | Un locataire/resident |
| Cosigned | Un cosignataire de bail |
| Owner | Un proprietaire immobilier |
| Manager | Un gestionnaire immobilier |
Les roles apparaissent sous forme de badges colores sur chaque contact.
Creer un contact
Cliquez sur New Contact pour ouvrir le formulaire de creation dans un panneau lateral.
Informations personnelles :
| Champ | Obligatoire | Details |
|---|---|---|
| First Name | Oui | Le focus est automatique a l'ouverture du formulaire |
| Last Name | Oui | |
| Birthdate | Non | Selecteur de date |
| Gender | Non | Female, Male ou Other |
Coordonnees :
| Champ | Obligatoire | Details |
|---|---|---|
| Oui | Doit etre un format d'email valide | |
| Phone Number | Non | Format : (000) 000-0000 |
| Company Name | Oui | Entreprise ou employeur |
Roles :
Quatre cases a cocher — Tenant, Cosigned, Owner, Manager. Vous pouvez selectionner plusieurs roles.
Cliquez sur Save pour creer le contact.
Modifier un contact
Cliquez sur l'icone de modification sur une ligne de contact, ou selectionnez un contact et cliquez sur Edit Contact dans le panneau de previsualisation. Le meme formulaire s'ouvre avec les donnees existantes pre-remplies.
Supprimer un contact
Lors de la modification, cliquez sur le bouton Delete. Cela necessite une confirmation en deux etapes : cliquez sur Delete une premiere fois, puis cliquez sur Confirm pour supprimer definitivement le contact.
Panneau de previsualisation du contact
Cliquez sur n'importe quel contact dans le tableau pour voir un panneau de previsualisation sur la droite affichant :
- Avatar avec initiales
- Nom complet et entreprise
- Email, telephone, genre et date de naissance
- Roles assignes sous forme de badges colores
- Bouton de modification
Filtrage des contacts
| Filtre | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| All Contacts | Tous les contacts |
| Tenants | Contacts avec le role locataire |
| Owners | Contacts avec le role proprietaire |
| Managers | Contacts avec le role gestionnaire |
Options de tri : Nom ou Entreprise.
Utilisez la barre de recherche pour trouver des contacts par nom, email, entreprise ou numero de telephone.
Exportation des contacts
Cliquez sur Export to Excel pour telecharger les donnees des contacts incluant nom, email, telephone, entreprise et roles.
Inviter des locataires sur le portail locataire
Les proprietaires peuvent inviter des locataires a creer leur propre compte Rentto. Cela se fait depuis l'onglet Tenants au niveau de la propriete (pas depuis la section principale Personnes).
Necessite le forfait Standard ou superieur.
Comment inviter un locataire
- Accedez a l'onglet Tenants d'une propriete
- Cliquez sur l'action Invite sur la ligne d'un locataire
- Une boite de dialogue de confirmation explique : "This action will send a sign up email invitation to this tenant. After acceptance, the tenant will be able to view transactions and request maintenance tasks via the tenant portal."
- Cliquez sur Send Invite
- Le locataire recoit un email d'inscription avec un lien d'invitation unique
Statut de l'invitation
| Statut | Signification |
|---|---|
| Pending | Locataire cree via un bail, pas encore invite |
| Sent | L'email d'invitation a ete envoye |
| Accepted | Le locataire s'est inscrit et a active son compte |
| Declined | Le locataire a refuse l'invitation |
Ce que voient les locataires (Portail Locataire)
Lorsqu'un locataire accepte une invitation et se connecte, il voit une version simplifiee de Rentto :
- Consulter ses baux actifs et les conditions du bail
- Consulter l'historique des transactions
- Demander des taches de maintenance pour son logement
- Gerer ses comptes bancaires et modes de paiement
- Mettre a jour ses informations personnelles
Les locataires ne peuvent pas acceder aux proprietes, creer des baux, consulter la comptabilite ou generer des rapports.
Protection contre les modifications non enregistrees
Lors de la modification d'un contact, si vous essayez de naviguer ailleurs avec des modifications non enregistrees, une boite de dialogue de confirmation apparait : "Navigate away and lose all changes?" Cela empeche la perte accidentelle de donnees.
Etats vides
- Aucun locataire encore — Affiche un message avec un lien vers la section Baux : "Tenants are added when you create a lease."
- Aucun contact encore — Affiche un message : "Add your first contact using the button above."