La section Comptabilite vous offre une vue complete de votre activite financiere sur l'ensemble de vos proprietes. Suivez les paiements de loyer, enregistrez les depenses, surveillez les soldes en retard et importez des transactions en masse.
Apercu de la comptabilite
Accedez a Accounting depuis la barre laterale pour voir votre resume financier. Quatre cartes d'indicateurs affichent :
| Indicateur | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Outstanding | Solde total de toutes les transactions de revenus (ce qui est encore du) |
| Paid | Somme des transactions de revenus avec le statut "Paid" |
| Overdue | Somme des transactions de revenus avec le statut "Overdue" |
| Expenses | Somme des transactions de depenses payees |
Tous les indicateurs sont calcules en fonction de la plage de dates selectionnee et se mettent a jour en temps reel.
Filtrage des transactions
Onglets de filtre :
| Filtre | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| All | Toutes les transactions dans la plage de dates |
| Income | Paiements de loyer, frais et autres revenus |
| Expenses | Couts de maintenance, services publics et autres depenses |
| Overdue | Transactions en retard par rapport a leur date d'echeance |
| Paid | Transactions completees |
Filtre par plage de dates :
- Plage par defaut : 7 derniers jours
- Cliquez sur le selecteur de plage de dates pour definir des dates de debut et de fin personnalisees
- Modifier la plage de dates actualise toutes les donnees et recalcule les indicateurs
Utilisez la barre de recherche pour trouver des transactions par nom de propriete, nom du payeur, description, categorie ou tout autre champ.
Colonnes du tableau des transactions
| Colonne | Details |
|---|---|
| Type / Unit | Revenu (vert +) ou Depense (rouge -) avec nom de la propriete et du logement |
| Payment Method | Cash, Check, Credit Card, Direct Deposit, Money Order ou Other |
| Amount / Balance | Montant de la transaction et solde restant |
| Created | Date de creation de la transaction |
| Category | Categorie de la transaction (voir la liste complete ci-dessous) |
| Payer | Locataire ou personne responsable |
| Due Date | Date d'echeance du paiement |
| Status | Paid (vert) ou Overdue (rouge) |
| Notes | Description de la transaction |
| Actions | Boutons Modifier et Voir |
Toutes les colonnes sont triables.
Enregistrer une transaction
Cliquez sur Add Transaction pour ouvrir le formulaire de transaction.
Champs obligatoires
| Champ | Details |
|---|---|
| Short Name | Libelle court pour la transaction (ex. : "January Rent") |
| Type | Income ou Expense — determine comment elle est categorisee |
| Amount | Montant en dollars avec formatage monetaire |
| Balance | Solde restant (correspond generalement au montant pour les nouvelles transactions) |
| Payment Method | Cash, Check, Credit Card, Direct Deposit, Money Order ou Other |
| Due Date | Par defaut aujourd'hui ; cliquez pour ouvrir le selecteur de date |
| Status | Paid ou Overdue (par defaut Paid) |
| Category | Selectionnez parmi les categories groupees (voir ci-dessous) |
Champs optionnels
| Champ | Details |
|---|---|
| Unit | Selectionnez un logement specifique au sein de la propriete |
| Payer | Selectionnez parmi le proprietaire ou les locataires avec des baux actifs (se met a jour lorsque le logement change) |
| Notes | Jusqu'a 256 caracteres avec compteur de caracteres |
Categories de transactions
Les categories sont organisees en groupes :
Revenus : Rent, Security Deposit, Late Fees, Application Fees, Storage, Laundry, Parking
Administration : Advertising, Bank Fees, Credit & Background Reports, Rent Concessions, HOA, Licenses
Maintenance : Appliances, Cleaning, Electrical, Gardening, Painting, Plumbing, Roof, Snow Removal
Services publics : Electric, Gas, Garbage, Internet/Cable/Telephone, Water
Prets : Mortgage Payment, Mortgage Interest, Mortgage Principal, Payoffs
Impots : Property Taxes, City/State/Local Taxes, Federal Taxes
Le champ de categorie prend en charge l'autocompletion — commencez a taper pour filtrer la liste.
Transactions recurrentes
Lors de la creation d'une transaction depuis l'onglet Accounting d'une propriete, vous pouvez la rendre recurrente :
- Activez "Make this a recurring transaction"
- Selectionnez une frequence : Daily, Weekly, Monthly, Quarterly ou Yearly
- Definissez une date de debut et une date de fin optionnelle
Les transactions recurrentes affichent une icone de fleche circulaire a cote de leur categorie dans le tableau.
Remarque : L'option recurrente n'est disponible que depuis l'onglet Comptabilite au niveau de la propriete, pas depuis la page principale de comptabilite.
Actions en masse
Selectionnez une ou plusieurs transactions a l'aide des cases a cocher :
- Duplicate (selection unique seulement) — Cree une copie exacte de la transaction selectionnee
- Delete (une ou plusieurs) — Supprime definitivement toutes les transactions selectionnees
Exportation des transactions
Cliquez sur Export pour telecharger un fichier CSV de vos transactions. L'exportation inclut toutes les colonnes visibles et respecte vos filtres, plage de dates et recherche en cours.
Comptabilite au niveau de la propriete
Vous pouvez egalement consulter les transactions d'une propriete specifique en accedant a la page de detail de la propriete et en cliquant sur l'onglet Accounting. Cela affiche uniquement les transactions liees a cette propriete et inclut l'option de transaction recurrente.
Importation de transactions depuis un CSV
Pour la saisie de transactions en masse, accedez a la page Import. L'importation suit un assistant en 4 etapes :
Etape 1 — Telecharger votre fichier
- Glissez-deposez ou selectionnez un fichier CSV
- Taille maximale du fichier : 5 Mo
- Telechargez le modele d'import CSV pour voir le format attendu
Le modele comprend les colonnes : Date, Description, Amount, Category, Property, Notes
Etape 2 — Selectionner une propriete
Choisissez a quelle propriete les transactions importees appartiennent. Toutes vos proprietes sont listees avec leur nom, adresse et type.
Etape 3 — Mapper les colonnes
Associez les en-tetes de colonnes de votre CSV aux champs de transaction de Rentto :
| Champ Rentto | Obligatoire | Correspond a |
|---|---|---|
| Date | Oui | Date d'echeance de la transaction |
| Description | Oui | Description de la transaction |
| Amount | Oui | Montant de la transaction (positif = revenu, negatif = depense) |
| Category | Non | Categorie de la transaction |
| Property | Non | Reference de la propriete |
| Notes | Non | Notes supplementaires |
Un apercu de la premiere ligne de donnees est affiche pour verifier votre mapping.
Astuce : Si vous ne voyez pas les en-tetes de colonnes, assurez-vous que la ligne 1 de votre CSV contient les noms des en-tetes.
Etape 4 — Previsualiser et importer
Verifiez le nombre de lignes a importer et cliquez sur Import transactions.
Limites de lignes par forfait :
| Forfait | Lignes max |
|---|---|
| Basic (Gratuit) | 100 |
| Standard | 1 000 |
| Premium | 5 000 |
L'importation necessite un forfait Standard ou superieur.
Regles de validation
Chaque ligne est validee avant l'importation :
| Champ | Validation |
|---|---|
| Date | Doit etre une date valide (AAAA-MM-JJ, MM/JJ/AAAA ou JJ/MM/AAAA) |
| Amount | Doit etre un nombre positif, jusqu'a 1 000 000 $ |
| Description | Ne doit pas etre vide, jusqu'a 255 caracteres |
Si des lignes contiennent des erreurs, l'importation est bloquee et vous verrez des messages d'erreur detailles avec les numeros de ligne (ex. : "Row 2: Invalid amount").
Fonctionnement de l'importation
- Les montants positifs creent des transactions de revenus
- Les montants negatifs creent des transactions de depenses
- Toutes les transactions importees commencent avec le statut Pending
- Le mode de paiement par defaut est defini sur Other
- La categorie par defaut est Other si elle n'est pas fournie dans le CSV
- Limitation de debit : vous devez attendre 60 secondes entre les importations
Annulation d'une importation
Cliquez sur Cancel a n'importe quelle etape. Si vous avez deja telecharge un fichier, une boite de dialogue de confirmation apparait : "Are you sure you want to cancel? All the progress will be lost."