La section Baux vous permet de gerer tous les contrats de location de vos proprietes. Suivez les conditions des baux, assignez des locataires, definissez des charges et surveillez les expirations a venir — le tout depuis un seul endroit.
Apercu des baux
Accedez a Leases depuis la barre laterale pour voir tous les baux de votre portefeuille. Quatre cartes d'indicateurs sont affichees en haut :
| Indicateur | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Active Leases | Nombre de baux actifs et leur pourcentage du total |
| Expiring Soon | Baux expirant dans les 30 prochains jours |
| Monthly Revenue | Loyer mensuel total des baux actifs et renouveles |
| Avg Lease Term | Duree moyenne des baux en mois parmi les baux actifs |
Filtrage et tri
Onglets de filtre :
| Statut | Description |
|---|---|
| All Leases | Tous les baux quel que soit leur statut |
| Draft | Baux crees mais pas encore actives |
| Active | Baux actuellement actifs |
| Renewed | Baux qui ont ete renouveles |
| Ended | Baux expires ou termines |
Chaque onglet affiche un nombre de baux correspondants.
Options de tri : Date de debut, Date de fin, Nom de la propriete ou Total des charges.
Utilisez la barre de recherche pour trouver des baux par nom de propriete, nom du logement, nom du locataire ou statut.
Vous pouvez basculer entre la vue en cartes et la vue en tableau a l'aide des boutons de basculement.
Details de la carte de bail
Chaque carte de bail affiche :
- Badge de statut — Code couleur : Draft (orange), Active (vert), Renewed (violet), Ended (rouge)
- Badge de signature — Coche verte si le bail est signe
- Noms de la propriete et du logement
- Duree — "Fixed Term" ou "Month-to-Month"
- Nombre de locataires et leurs noms
- Loyer / mois — Somme des charges de loyer
- Toutes les charges — Total incluant depots et frais
- Restant — Jours restants ou "Completed" si termine
- Barre de progression — Indicateur visuel du temps de bail ecoule
- Plage de dates — Dates de debut et de fin
Creer un nouveau bail
Cliquez sur Add Lease pour ouvrir le formulaire de creation de bail en 4 etapes.
Etape 1 — Selectionner la propriete et le logement
| Champ | Obligatoire | Details |
|---|---|---|
| Property | Oui | Selectionnez parmi vos proprietes |
| Unit | Oui | Selectionnez parmi les logements disponibles (inoccupes) de la propriete choisie |
Etape 2 — Conditions du bail
| Champ | Obligatoire | Details |
|---|---|---|
| Start Date | Oui | Quand le bail commence (selecteur de date) |
| End Date | Oui | Quand le bail expire (doit etre apres la date de debut) |
| Type | Oui | Basculez entre Fixed Term et Month-to-Month |
| Is Signed | Non | Basculez pour indiquer si le bail a ete signe |
Si la date de fin est anterieure ou egale a la date de debut, vous verrez une erreur : "End date must be after start date."
Etape 3 — Selectionner les locataires
Recherchez et selectionnez des locataires parmi vos contacts existants. Cochez la case a cote de chaque locataire pour l'ajouter au bail. Vous pouvez ajouter plusieurs locataires.
Si vous n'avez pas encore de locataires, cliquez sur le lien "Create a tenant here" pour ouvrir une boite de dialogue de creation rapide et en ajouter un immediatement.
Etape 4 — Loyer et frais
Ajoutez jusqu'a 3 charges par bail. Chaque charge comprend :
| Champ | Obligatoire | Details |
|---|---|---|
| Category | Oui | Rent ou Security Deposit |
| Frequency | Oui | One time, Daily, Weekly, Monthly, Quarterly ou Yearly |
| Amount | Oui | Montant en dollars (minimum 0 $) |
Lorsque vous selectionnez Security Deposit comme categorie, la frequence est automatiquement definie sur One time et verrouillee.
Lorsque vous selectionnez Rent, la frequence est par defaut Monthly mais peut etre modifiee.
Si vous avez ajoute 3 charges, le bouton Add Charge est desactive avec un message : "Maximum of 3 charges per lease."
Enregistrement et activation d'un bail
Apres avoir complete toutes les etapes, vous avez deux options :
Enregistrer en tant que brouillon
Cliquez sur Save Draft pour enregistrer le bail sans l'activer. Le bail recoit le statut Draft (en attente). Vous pourrez revenir le modifier plus tard.
Activer le bail
Cliquez sur Activate Lease pour le rendre actif. Avant l'activation, Rentto verifie que :
- Tous les champs obligatoires sont remplis
- Au moins 1 locataire est assigne
- Au moins 1 charge est ajoutee
Si une condition n'est pas remplie, une liste de verification indique ce qui manque. Lorsqu'un bail est active :
- Le statut passe a Active
- Les dossiers des locataires sont crees et lies a la propriete et au logement
- Cette action ne peut pas etre annulee
Valeurs de statut des baux
| Statut | Couleur | Signification |
|---|---|---|
| Draft | Orange | Cree mais pas encore active — modifiable |
| Active | Vert | Actuellement en vigueur — locataires assignes |
| Renewed | Violet | A ete renouvele pour une nouvelle periode |
| Ended | Rouge | La duree du bail est terminee |
Renouveler un bail
Lorsqu'un bail est actif ou a ete precedemment renouvele, vous pouvez le renouveler :
- Ouvrez la vue detail du bail
- Cliquez sur Renew Lease
- Une boite de dialogue de confirmation apparait : "This will mark the current lease as renewed. You can then update the dates and terms for the new period."
- Cliquez sur Renew Lease pour confirmer
- Mettez a jour les dates de debut/fin et les charges si necessaire
- Cliquez sur Save Draft pour enregistrer le bail renouvele
Le statut du bail passe a Renewed (violet). Vous pouvez renouveler un bail plusieurs fois. Les renouvellements ne creent pas un enregistrement de bail separe — le meme bail est mis a jour.
Terminer un bail
Pour mettre fin a un bail :
- Ouvrez la vue detail du bail
- Cliquez sur End Lease
- Une boite de dialogue de confirmation apparait : "This will end the lease for X tenant(s) in [unit name]. This action cannot be undone."
- Cliquez sur End Lease pour confirmer
Le statut du bail passe a Ended (rouge). La barre de progression affiche "Completed" et le logement devient disponible pour un nouveau bail.
Supprimer un bail
Lors de la modification d'un bail, cliquez sur le bouton Delete. Une boite de dialogue de confirmation apparait : "This will permanently remove this lease and all its data. This action cannot be undone."
Cliquez sur Delete Lease pour confirmer. Le bail et toutes les donnees associees sont definitivement supprimes.
Barre de progression du bail
Chaque bail affiche une barre de progression indiquant la proportion de la duree du bail ecoulee :
- 0 % — Le bail n'a pas encore commence (la date de debut est dans le futur)
- 50 % — A mi-parcours de la duree du bail
- 100 % — Le bail a expire ou est termine
La barre est calculee ainsi : (jours ecoules / jours totaux) x 100, plafonnee entre 0 % et 100 %.
Exportation des donnees de bail
Cliquez sur Export to Excel depuis la liste des baux pour telecharger un tableur contenant :
- Noms de la propriete et du logement
- Statut et type du bail
- Noms et nombre de locataires
- Loyer mensuel et total des charges
- Dates de debut et de fin
- Jours restants
- Pourcentage de progression
L'exportation respecte vos filtres et recherches en cours, vous pouvez donc exporter uniquement les baux actifs, les baux expirant bientot, etc.